Die Organisation eines Vereinsjubiläums

Ein Vereinsjubiläum ist der perfekte Zeitpunkt, um den Verein in vielerlei Hinsicht so richtig nach vorne zu bringen. Wir zeigen euch wie.

Sind die Ziele definiert und Ideen für das Jubiläumsjahr gefunden, geht es nun um die Frage der Organisation und den zur Verfügung stehenden Ressourcen. Denn eure Planungen benötigen Zeit, Geld und wahrscheinlich auch Helfer:innen für die Umsetzung.

Aber auch wenn nur wenig Ressourcen zur Verfügung stehen, lässt sich definitiv etwas cooles und wirkungsvolles auf die Beine stellen. Um euch letztendlich aber realistische Ziele zu setzen, um euch bei der der Organisation der geplanten Aktivitäten nicht zu überfordern, solltet ihr euch die folgenden Fragen beantworten, bevor es an die tatsächliche Umsetzung geht.

1. Wie viel Geld steht für das Vereinsjubiläum zur Verfügung?

2. Wen können wir als Helfer mobilisieren?

3. Wie viel Zeit bleibt für die Vorbereitung des Jubiläums?

Im Folgenden gehen wir auf diese drei zentralen Fragen genauer ein. Übrigens: Den kompletten Leitladen rund um das Vereinsjubiläum könnt ihr euch hier kostenlos als PDF herunterladen, im Verein verschicken und für die Vorbereitung nutzen:

Download Jubiläums-Leitfaden

1. Wie viel Geld steht zur Verfügung?

Im seltensten Fall steht ausreichend Geld zur Verfügung, um alle Ideen auch wirklich umzusetzen. Aber das sollte nicht abschrecken, denn es gibt viele Möglichkeit rechtzeitig genug Geld zu sammeln. Vielleicht findet ihr einen Sponsor, oder mehrere Sponsoren, die euer Jubiläum mitfinanzieren und als Gegenleistung auf Plakaten, Bannern, Anzeigen und im Vereinsmagazin als Partner genannt werden. Meist gibt es sogar bei der Stadt oder Gemeinde eine spezielle Kultur- oder Vereinsförderung. Oder ihr finanziert eure Jubiläumspläne einfach über ein Crowdfunding Projekt.

Völlig unabhängig davon, wie ihr das Vereinsjubiläum (vor-)finanzieren wollt, solltet ihr in jedem Fall einen Finanzplan aufstellen, um alle Kostenfaktoren zu berücksichtigen. Denn das Jubiläum sollte natürlich kein Verlustgeschäft werden.

Gute Tipps für die Erstellung eines Finanzplans findet ihr hier. Macht euch in Ruhe damit vertraut und bestimmt eine Person, die sich mit Zahlen gut auskennt und stets den Überblick behält.

So finanziert ihr euer Vereinsjubiläum mit einem Crowdfunding Projekt

Mit einem Crowdfunding Projekt bei fairplaid könnt ihr innerhalb weniger Wochen Gelder für euer Jubiläum sammeln. Und darüber hinaus euren Verein mit einer kreativen Kampagne so richtig in den Mittelpunkt rücken, um Mitglieder und Sponsoren von eurem Jubiläum zu begeistern. Wir helfen euch dabei.

Mehr Infos

2. Wen können wir als Helfer mobilisieren?

Die Pläne für euer Vereinsjubiläum sind mit der Bewältigung von verschiedenen Aufgaben verknüpft. Wer organisiert Speisen und Getränke? Was soll überhaupt angeboten werden? Wer kümmert sich um die Bewerbung? Das sind nur wenige Fragen, die beantwortet und dann umgesetzt werden müssen. Macht euch ein realistisches Bild, ob ihr genügend Leute findet, um alle Aufgaben rechtzeitig zu erledigen und ob diese Leute auch tatsächlich in der Lage sind, die zugeteilten Aufgaben zufriedenstellend zu erfüllen.

Es wird euch nichts bringen, die Pressearbeit an jemanden zu übergeben, der keinerlei Erfahrung mit dieser Aufgabe hat und vielleicht auch gar nicht so wirklich Lust mitbringt. Aber in jedem Verein bzw. im direkten Umfeld finden sich meist viele Menschen mit unterschiedlichster Qualifikation und Kontakten, um die verschiedenen Aufgaben und Anforderungen rund um euer Jubiläum zu meistern.

Neben der Findung von geeigneten Helfer:innen geht es natürlich auch darum, diese Menschen von einer freiwilligen Mitarbeit in eurem Organisation-Team zu überzeugen. Macht euch daher bereits im Vorfeld Gedanken, wie ihr Ehrenämtler:innen gewinnen könnt. Infos dazu gibt es auch beim Forum-Ehrenamt.net. Als Inspiration im Folgenden vier zentrale Motive, warum Menschen sich in ihrer Freizeit im Verein engagieren.

Freiraum: Der Wunsch, etwas zu erschaffen, gehört zu den tiefsten Sehnsüchten des Menschen. Und die Organisation eures Jubiläums, ist genau eine solche Möglichkeit. Allerdings sollte das Ehrenamt und die Mithilfe nicht als Fortsetzung des Berufsalltages verstanden werden, bei dem nahezu ausschließlich nach Weisung gehandelt wird. Bezieht potentielle Helfer:innen daher frühzeitig in die Planungen mit ein, sodass sie den Freiraum und die Möglichkeit verspüren, ihre eigenen Vorstellungen einzubringen und umzusetzen zu können.

Spaß: Da die Aufgaben vermutlich in der Freizeit erledigt werden, sollte natürlich auch der Spaßfaktor ein wesentlicher Bestandteil sein. Ständige Zweifel, Ängste und Sorge vor neuen Ideen und unbekannte Ansätze sollten vermieden werden. Geht stets positiv miteinander um. gebt euch faires und konstruktives Feedback und nehmt nicht immer alles allzu ernst.

Soziale Kontakte: Das Bedürfnis nach soziale Kontakten gehört zu den zentralen Motiven ein Ehrenamt auszuführen. Arbeitet daher zusammen, veranstaltet regelmäßige Treffen und tauscht euch aus. Geht nach der Team-Sitzung auch mal zusammen etwas Essen. Das stärkt das Miteinander und gibt allen ein gutes Gefühl.

Anerkennung: Gebt potentiellen Helfer:innen zu verstehen, dass sie fester und wichtiger Bestandteil der Planungen sind. Honoriert ihren Einsatz mit entsprechenden Danksagungen, kleinen Geschenken oder Auszeichnungen während des Jubiläums. Oder präsentiert eure Helfer bereits während den Vorbereitungen auf Social Media. Herzen und Likes verschaffen nämlich auch Anerkennung und Motivation. Und ihr bewerbt damit bereits euer Jubiläum.

3. Wie viel Zeit bleibt zur Vorbereitung?

Eure Ziele sind klar, alle Aufgaben sind verteilt und alle sind motiviert. Hört sich erstmal nach optimalen Bedingungen an. Wenn jetzt aber die Zeit fehlt, wird es nicht klappen. Macht deshalb Pläne, die zeitlich realistisch sind. Plant ein, dass Sachen schiefgehen können oder doch mehr Zeit brauchen, als ursprünglich geplant. Eine Vereinschronik ist zum Beispiel in zwei Wochen definitiv nicht fertig. Auch in vier Wochen nicht. Seid bei den Planungen ehrlich zu euch. Wenn diesmal nicht alles umgesetzt werden kann, dann halt beim nächsten Mal. Oder ihr investiert in professionelle Hilfe (Designer:in, Gastronomie etc.). Das spart Zeit, kostet aber natürlich auch Geld.

Sobald ein realistischer Zeitplan steht, könnt ihr in die konkrete Planungsphase übergehen. Das heißt, aus euren Ideen und Vorstellungen wird nun ein konkreter Plan.

Denkt auch daran eine/n Projektmanager:in zu bestimmen, der bzw. die die Übersicht über alle Planungen, Verantwortlichkeiten und Deadlines bewahrt. Diese Person sollte mit keiner anderen Aufgabe vertraut sein als dem Projektmanagement, um sicherzustellen, dass euer Plan so umgesetzt wird, wie ihr es besprochen habt. Als Hilfswerkzeug könntet ihr ein Online-Projektmanagement-Tool wie z.B. Asana (www.asana.com) oder Trello (www.trello.com) verwenden. Oder ihr erstellt eine Übersichtliche Aufgabenverteilung inkl. Zeitplan mit Excel. Regelmäßige Treffen von allen Beteiligten sollten unbedingt vereinbart werden, um den aktuellen Fortschritt zu überprüfen und Deadlines einzuhalten. Auch das sollte euer Projektmanager organisieren.

Letzter wichtiger Punkt: Überprüft alle Termine, an denen ihr etwas rund um euer Jubiläum plant, nach alternativen Veranstaltungen. Findet euer Jubiläumsfest beispielsweise gleichzeitig mit dem Stadtfest statt, habt ihr große Konkurrenz und solltet ausweichen.