Jeder Heimspieltag war für mich als Abteilungsleiterin damals ein Überraschungskonzert. Kommt der Schiri, kommt er nicht? Fünf Minuten vor Spielbeginn und es ist noch kein Kampfgericht da? Wie, der Hallenschlüssel ist nicht da? Wer macht Verkauf heute?

Das Problem: Unser Spielplan mit der Organisation befand sich lokal als Excel-Liste auf einem Computer. Es gab keine zentrale Anlaufstelle, auf die jeder Zugriff hatte. Wir mussten also noch viel Handarbeit erledigen, die Trainer dann anrufen, wenn umdisponiert werden musste etc.
Wir hatten erst überlegt, auf der Webseite einen Bereich einzurichten. Aber hierfür hätten wir erst wieder den Programmierer fragen müssen, dass er die Webseite erweitert. Noch dazu wäre eine Realtime-Ansicht nicht möglich. Wir haben uns dann entschieden, ganz einfach Google Drive dafür zu verwenden.

Was ist Google Drive/ Google Tabellen?

Google Drive ist ein sogenannter Online-Speicher. Eine Festplatte, die sich nicht auf Deinem Laptop befindet, sondern im Internet und Dir so die Möglichkeit gibt, deine dort gespeicherten Dateien von überall abzurufen, gleich von welchem PC. Vorausgesetzt ist lediglich eine Internetverbindung.

Der große Vorteil von Google Drive im Verhältnis zu anderen Online-Speichern wie Dropbox: Man kann die Dateien online direkt bearbeiten (z.B. auch übers Handy), ohne dass Excel auf dem PC installiert sein muss und es können mehrere Leute gleichzeitig an einer Datei arbeiten.
Dies ist besonders vorteilhaft, wenn nicht immer die Möglichkeit besteht, sich zur Absprache des Heimspielplans zu treffen, sondern eben auch mal abends oder von unterwegs etwas organisiert werden muss. Da man über das Internet auf die Datei zugreift, kann auch mit dem Handy gearbeitet werden. Super, wenn es auch mal schnell gehen muss.

Wie kann ich Google Drive für die Heimspiel-Organisation nutzen?

Google Account erstellen

Um das in der Einleitung beschriebene Problem zu lösen, habe ich damals einen Account bei Google erstellt mit einer allgemeinen Vereins-Adresse (info@). So konnte sich jedes Vorstandsmitglied damit einloggen, ohne selbst einen Google-Account besitzen zu müssen. Da ich selbst persönlich bereits einen Google-Account hatte, habe ich die Datei an mich persönlich direkt freigegeben.

Spielplan als Google Tabelle anlegen und freigeben

Gehe nun zu drive.google.com und erstelle mit dem Button “Neu” eine neue Tabellen-Datei. Hier kannst Du genau wie bei Excel den Spielplan der Saison anlegen. Die Google Tabelle haben wir daraufhin freigegeben (blauer Button rechts oben). Dies bedeutet, dass jede Person, die den Link zu dieser Datei hat, diese auch sehen (aber nicht bearbeiten!) kann. Eine  Anmeldung ist hierbei nicht erforderlich und auch kein Google-Konto.

Hier der Spielplan Stand heute (leider ist die Saison gerade vorbei, weswegen nur Auswärtsspiel zu sehen sind, aber ich glaube es ist ersichtlich, was ich meine).

Subdomain erstellen und auf Tabelle weiterleiten

Ich habe daraufhin bei unserem Webseiten-Anbieter eine Subdomain erstellt, die besonders einfach zu merken sein sollte. In unserem Fall war dies: anschreiben.stuttgart-basketball.de. Diese Subdomain habe ich weitergeleitet auf den Link der Google-Tabelle. Tippst Du also anschreiben.stuttgart-basketball.de in die Browserzeile in kommst Du direkt zu unserem Spielplan.

Subdomain verbreiten

Die Webadresse anschreiben.stuttgart-basketball.de habe ich daraufhin an alle Trainer und Spieler versendet, sodass fortan jeder einfach auf anschreiben.stuttgart-basketball.de schauen konnte und den aktuellen Status einsehen konnte.

Während der Saison haben wir alle Änderungen dort vorgenommen, manchmal auch übers Handy. Dafür gibt es die “Google Drive-App” bzw. die App “Google Tabellen”.

Zwei kleine Nachteile

Ein kleiner Nachteil hat diese Vorgehensweise noch. Über Änderungen in der Liste werden die Trainer nicht automatisch informiert. Die verantwortlichen Personen müssen demnach immer noch aktiv jedes Mal auf die Liste schauen. Aber auch dieses Problem kann einigermaßen gut behoben werden. Es besteht die Möglichkeit, einen Kommentar einzufügen und in diesen Kommentar mit @ voran eine E-Mail-Adresse zu hinterlegen. Die Person erhält dann automatisch eine E-Mail mit dem Text des Kommentars.

Zudem liegt die Datei bei Google. Wer dennoch sicher gehen möchte, dass die Datei vor den Blicken Fremder geschützt ist, kann mal einen Blick auf Boxcryptor werfen. Die Firma aus Augsburg verschlüsselt Dateien bereits im Hochlade-Prozess, u.a. bei Google Drive, Dropbox und anderen Online-Speichern.

Gibt es etwas Besseres?

Welche Tools benutzt ihr, um den Spielbetrieb zu organisieren? Habt ihr eine bessere Vorgehensweise?